Sesuai dengan Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 11 /M-DAG/PER/3/200& pada Pasal 1 ayat 13 yang memuat tentang Surat Tanda Pendaftaran atau STP, yaitu Surat yang harus dimiliki sebagai tanda bukti bahwa perusahaan yang bersangkutan telah terdaftar sebagai Agen, Agen Tunggal, Sub Agen, Distributor, Distributor Tunggal atau Sub Distributor atas barang dan/atau jasa, surat yang dikeluarkan oleh Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan, Departemen Perdagangan.
Bagi Distributor/Agen yang memiliki surat tersebut mereka dapat berpartisipasi dalam tender. Sebaliknya bagi konsumen, STP memberikan perlindungan kepada konsumen atas keaslian produk yang dipasarkan oleh Distributor atau Agen.
Untuk mengikuti tender Perusahaan harus mendaftarkan perjanjian distributor/keagenannya kepada Kementerian Perdagangan melalui Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan, dan dalam proses pendaftaran tersebut ada beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan, yaitu:
Surat Perjanjian Keagenan
Surat Perjanjian (Distributorship Agreement) yang sudah mendapatkan pengesahan dari Notaris termasuk surat keterangan dari Atase Perdagangan Republik Indonesia atau Pejabat Kantor Perwakilan Republik Indonesia yang berada di negara prinsipal.
Dan sesuai Pasal 21 Point 8, Setiap perjanjian yang ditulis dalam bahasa asing wajib diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah, dan dalam hal Perjanjian Keagenan dilakukan oleh prinsipal supplier, maka prinsipal supplier berkewajiban untuk memberikan kewenangannya kepada prinsipal produsen, dokumen yang harus dipersiapkan yaitu:
- Copy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
- Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
- Copy Angka Pengenal Impor Umum (API UMUM), khusus untuk distributor/distributor tunggal barang produksi luar negeri
- Copy Akta Pendirian Perusahaan dan/atau Akta Perubahannya dan telah mendapat pengesahan dari pihak berwenang
- Bagi Perseroan Terbatas harus menyertakan Copy Pengesahan Badan Hukum dari Kementerian Hukum dan HAM
- Copy Surat Izin Usaha Tetap atau surat persetujuan BKPM apabila perjanjian dilakukan dengan perusahaan penanaman modal asing yang bergerak di bidang distributor
- Copy surat izin usaha perusahaan perwakilan perdagangan asing apabila perjanjian dilakukan dengan kantor perwakilan perusahaan perdagangan asing.
- Bagi Agen atau Agen tunggal, membuat surat pernyataan yang menyatakan bahwa tidak melakukan penguasaan dan penyimpanan barang
- Menyertakan Leaflet/brosur/katalog asli dari prinsipal yang memuat jenis barang dan/atau jasa
- Copy Surat Izin atau Surat Pendaftaran lainnya dari instansi teknis yang masih berlaku untuk jenis barang tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Proses pendaftaran tersebut akan memakan waktu beberapa hari dan jika perusahaan cukup memenuhi semua persyaratan, maka Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan akan memberikan STP kepada pemohon. Perlu diingat, setiap dokumen yang berbahasa inggris atau bahasa lainnya selain bahasa Indonesia misalnya seperti Distributorship Agreement, Certificate of Incorporation atau semacamya harus diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia oleh penerjemah bahasa indonesia yang resmi dan bersertifkat. Namun, Apabila surat permohonan dinilai belum lengkap dan benar paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya surat permohonan, Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan akan menyampaikan penolakan secara tertulis kepada perusahaan yang bersangkutan beserta alasannya.
STP akan berlaku selama dua tahun dan sebelum habis keabsahaanya dapat diperpanjang, selain itu pemegang STP wajib melaporkan kegiatan usahanya setiap enam (6) bulan kepada Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan.
Untuk melakukan perpanjangan pendaftaran sebagai agen, agen tunggal, distributor atau distributor tunggal barang dan/atau jasa produksi luar negeri permohonan harus disampaikan kepada Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan, dengan melampirkan dokumen salinan/copy perjanjian distributor dan lainnya seperti yang disebutkan sebelumnya serta melengkapi:
- Konfirmasi dari Prinsipal yang telah dilegalisir oleh Notary Public dan surat keterangan dari Atase Perdagangan Republik Indonesia atau Kantor Perwakilan Republik Indonesia di negara prinsipal dengan memperlihatkan aslinya;
- Laporan kegiatan perusahaan setiap 6 (enam) bulan;
- STP asli yang hendak diperpanjang.
Cukup Membantu ??
Kami siap membantu anda dalam penerjemahan Akta Notaris, Perjanjian Keagenan, Izin Usaha (SIUP), Akta Pendirian, dan dokumen-dokumen perusahaan lainnya melalui penawaran khusus dengan harga murah serta proses yang cepat.