Legalisasi adalah pengesahan atau proses, cara, perbuatan mengesahkan, pengakuan berdasarkan hukum, peresmian, pembenaran, menurut undang-undang atau hukum.
Sesuai dengan Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Jabatan Notaris, dalam jabatannya, Notaris memiliki wewenang untuk mengesahkan tanda tangan serta menetapkan kepastian tanggal surat dibawah-tangan, dengan cara mendaftarkannya ke dalam buku khusus.
Hal itu merupakan pengesahan terhadap akta dibawah-tangan, dimana akta tersebut dibuat oleh para pihak maupun perseorangan dan bermaterai cukup, dengan cara didaftarkan oleh notaris ke dalam buku khusus. Notaris menjamin kecakapan serta kewenangan dari para pihak untuk melakukan tindakan hukum di dalam akta dibawah-tangan yang dibuatnya.
Selain membukukan surat dibawah-tangan dengan mendaftar dalam buku khusus, notaris juga berwenang mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat, memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta, membuat kopi dari surat dibawah-tangan asli berupa salinan yang memuat keterangan sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang dimaksud, melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya atau legalisir notaris dan membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau membuat akta risalah lelang.
Legalisir, Waarmerking atau Legalisasi ?
Jika dokumen yang akan anda gunakan adalah fotokopi dari surat aslinya, dalam hal ini notaris hanya akan melakukan legalisir atau akan melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya.
Dalam hal dokumen/surat yang anda gunakan adalah akta atau surat aslinya, maka notaris akan membukukan surat dibawah-tangan tersebut dengan mendaftar dalam buku khusus atau istilah lainnya adalah waarmerking.
Waarmerking
Dalam hal ini, notaris hanya menerima pendaftaran atas akta yang sudah ditandatangani oleh masing-masing pihak. Yang mana surat atau akta tersebut tidak dibuat oleh atau ditandatangani di hadapan notaris sesuai dengan Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Jabatan Notaris mengenai wewenang notaris tersebut diatas.
Legalisir
Dalam hal ini, notaris melegalisir yang artinya notaris membuat kopi dari surat dibawah-tangan aslinya yang berupa salinan yang memuat keterangan sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat tersebut.
Legalisasi
Dalam hal ini, para pihaklah yang membuat suratnya, kemudian dibawa ke Notaris, dan menandatanganinya dihadapan Notaris, setelah itu dicatatkan dalam Buku Legalisasi. Pada saat legalisasi notaris akan terjadi perbuatan hukum yaitu pada saat tanggal penandatanganan surat dihadapan Notaris. Para pihak harus membubuhkan tanda tangannya di hadapan Notaris, untuk kemudian tanda tangan tersebut disahkan olehnya.
Jadi, karena para pihak tidak membuatnya di hadapan notaris maka dapat disimpulkan bahwa proses legalisasi, waarmerking dan legalisir bukan suatu akta otentik namun merupakan akta dibawah-tangan, karena hanya akta notaris yang merupakan akta otentik.
Apa itu Akta notaris, akta bawah tangan, dan protokol notaris ?